الرئيسية / منوعات / كيف تتفادى مشكلة مواعيد مهام العمل؟

كيف تتفادى مشكلة مواعيد مهام العمل؟

تنظيم الوقت خاصة في ظل ظروف عمل مكثف ومهام متعددة مشكلة مزمنة يعاني منها الكثير من المحترفين وأصحاب الأعمال.

يبدأ المرء حينئذ في إعداد قائمة مهام لكن لا ينجزها في مواعيدها في أغلب الأحيان وهو ما يدفع للشعور بالعجز عن تنظيم الوقت وربما توهم الفشل.

وعرض موقع “إنتربرينير” مجموعة نصائح وصفها بأنها تساعد كثيرا في الالتزام بالمواعيد النهائية للمهام وتسهم في تحقيق النجاح في العمل.

كيف يمكن تفادي مشكلة مواعيد مهام العمل؟

1- عدم الاعتماد على الذاكرة فقط في حفظ الملاحظات :

– قد يملك المرء ذهنًا قويا لكن لا ينبغي له أن يثق فيه في حفظ كل صغيرة وكبيرة في شؤون حياته، كما أن كم المهام الموكلة إليه كل يوم تضغط عليه كثيرا.

– عندما يطرأ على ذهن المرء فكرة ما بشأن عمله أو تستجد بعض المهام عليه أن يسارع بتسجيلها بمواعيدها في مفكرته الشخصية.

– يضع ذلك أمام المرء خريطة مهام توضح له بشكل مفصل الترتيب الزمني لمسؤولياته وتتيح له فرصة لتصور سبل إنجازها.

2- الآن هو الوقت المناسب :

– إذا حان وقت مهمة ما فينبغي إنجازها على الفور والحرص على الالتزام بوقتها.

– من أسس الاحتراف الناجح للعمل الالتزام بمواعيد بدء وإنهاء المهام، ولا ينبغي التأجيل إلا في الظروف الطارئة.

– يجعل ذلك صاحب العمل متقدما على الوقت ويقلل المخاطر المترتبة على عدم الوفاء بالمواعيد.

– أيضا يصنع ذلك “فترة عازلة” تتيح للمرء وقتا مهما لمراجعة خطواته خاصة عند العثرات أو الأخطاء.

3- تقسيم المشروع :

– ينصح الخبراء ألا يتصور المرء مشروعه المنتظر وهو في صورته الكاملة، ويفضل أن يقسمه إلى وحدات صغيرة “قابلة للاستيعاب”.

– مع إتمام كل مهمة يشعر المرء أنه أنجز شيئا، مما يمنحه دفعة لمواصلة التقدم وإنجاز المهمة التالية وهكذا.

4- العمل بمبدأ الضرورة العاجلة وليس الأهمية :

– عند إعداد المهام في المفكرة ينبغي كتابتها بأقربها تاريخا وليس أهمها لأن ذلك يساعد في الحفاظ على المواعيد النهائية، وبهذه الطريقة تنجز جميع الواجبات.

5- غلق الباب في وجه أي مصدر لتشتيت الانتباه :

– عندما يملك المرء القدرة على تقسيم مشروعه إلى وحدات وتنظيم أنشطة وترتيب المهام بمواعيدها وأولوياتها فإنه ينسى في الغالب توقع “مظاهر صرف الانتباه”.

– مهما كان السبب الذي يصرف الانتباه عن المهام الحالية فإنه سيؤدي في النهاية إلى إبطاء وتيرة العمل والتأثير بالسلب على نتائجه.

– ينصح الخبراء أصحاب الأعمال في هذا الشأن بألا ينصرف انتباههم عن مهامهم الأساسية حتى لو احتاج الأمر إغلاق الهاتف وقطع الاتصال بالإنترنت أو حتى ترك مكان العمل لفترة من الوقت.

6- في التخطيط…لا انتظار حتى الدقيقة الأخيرة :

– إعداد تخطيط لمشروع مثل إعداد خطة سفر ، فلا يصح أن ينتظر المسافر حتى الدقائق الأخيرة قبل سفره كي يعد برنامج رحلته.

– التخطيط المبكر له أكثر من فائدة، فهو لا يساعد فقط على الوفاء بالمواعيد النهائية في مهام المشروع بل يسهم أيضا في مراحل تالية في الانتهاء من المهام حتى قبل مواعيدها.

Open